Erfolgreiche Inklusion von Dynamics NAV

Elbe-Werkstätten modernisieren IT-Landschaft mit M&P

Die Elbe-Werkstätten GmbH kümmern sich als Rehabilitations- und Pflegeeinrichtung um rund 3.100 Menschen mit Behinderung und bieten ihnen individuelle Unterstützung. Mit mehr als 40 Produktionsstätten und 700 zusätzlich angestellten Beschäftigten ist der Sozialbetrieb gleichzeitig einer der größten Arbeitgeber Hamburgs. Das Unternehmen erwirtschaftet eine Jahresleistung von über 80 Mio. €. Für den Anschluss an die digitale Welt wurde 2017 ein anspruchsvolles Migrationsprojekt mit M&P gestartet.

Wie in jedem großen Industrieunternehmen fallen auch in den Elbe-Werkstätten vielfältige Verwaltungsaufgaben an. Personal-, Finanz- und Vertragsverwaltung, Produktionsplanung und Kalkulation, Disposition der Arbeitsgruppen, Einkauf von Material, Fakturierung und Kosten­satz­abrechnung mit den Leistungsträgern – all das ist ohne leistungsfähige IT-Unterstützung nicht durchführbar.

Der Sozialbetrieb setzt dabei seit vielen Jahren auf Dynamics NAV. Das von vielen individuellen Anpassungen geprägte bisherige System sollte nun durch den konsequenten Einsatz von Standardmodulen modernisiert werden. Die Elbe-Werkstätten entschieden sich für sowis als zertifizierte Branchenlösung für Sozialbetriebe und NAPA3 als umfassende personal­wirt­schaft­liche Lösung – beide basierend auf der neuesten Version von Dynamics NAV.

Ergänzt wurde die Lösung durch ein im Projektverlauf entwickeltes Modul für Dokumentation und Maßnahmen-Planung, das Sozialpädagogen und Sachbearbeiter direkt von mobilen Endgeräten aus nutzen können. Durch eine einfache Benutzeroberfläche und die prozessbezogene Bereit­stellung der benötigen Informationen erzielte das Modul nach kurzer Zeit eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern – eine wichtige Voraussetzung dafür, in Zukunft auf vollständige und verlässliche Daten zugreifen zu können.

Kurze Wege, schnelles Feedback

M&P führte während der zwölfmonatigen Projektlaufzeit Bedarfsanalysen durch, erstellte Spezifikationen und übernahm das Projektmanagement für alle drei Sachgebiete. Da die Elbe-Werkstätten selbst über ein sehr erfahrenes IT-Team verfügen, wurden viele Aufgaben im Bereich der Datenübernahmen und der Standardmigration in Eigenleistung erbracht.

Der enge Informationsaustausch aller Projektbeteiligten war eine wesentliche Erfolgskomponente des Projekts. Der kurze Weg der internen IT-Mannschaft zu den späteren Nutzern lieferte regelmäßig und kurzfristig wertvolles Feedback, das unmittelbar in die Umsetzung einfloss. Die Vorzüge der agilen Projektmethode wurden damit voll ausgespielt. Die Umstellung von Finanz- und Personalwesen und allen Standardkomponenten erfolgte zum Jahreswechsel 2017/2018. Eine besondere Herausforderung war die Umstellung der Ermittlung und Abrechnung der Pflegekosten mit den Kostenträgern der Sozialeinrichtung.

Die ca. 3.100 Kostensätze der Einzelverträge mussten entsprechend den geltenden Abrechnungs­vor­schriften ermittelt und fakturiert werden. Hier zeigte sich die hohe Flexibilität der Lösung sowis, mit der sich alle Fälle durch Einrichtung und Parametrisierung abbilden ließen. Die enge Zusammenarbeit von M&P mit ihrem strategischen Partner tegos Rosenheim GmbH, der Hersteller der sowis-Lösung ist, ermöglichte ein hohes Arbeitstempo und eine flexible Lösungsfindung.

Mit dem Sprung auf Dynamics NAV 2017 haben sich die Elbe-Werkstätten fit gemacht für die Zukunft. Durch den weitestgehenden Verzicht auf Individualprogrammierungen können neue Versionen von Microsoft Dynamics NAV zeitnah nach Erscheinen und ohne großen Aufwand in Betrieb genommen werden. Die Integration in Office 365 ist automatisch gegeben, und auch für den irgendwann notwendigen Sprung in die Cloud sind mit diesem erfolgreich abgeschlossenen Migrationsprojekt beste Voraussetzungen geschaffen.

Elbe Werkstätten GmbH
www.elbe-werkstaetten.de