Just Spices

M&P würzt die Einführung eines einheitlichen, standardisierten, integrierten und unternehmensweiten ERP-Systems mit vielen guten Ideen – vielleicht, weil das M&P Projektteam die Anforderungen von Just Spices perfekt verinnerlicht hat, wie uns Marcel Zaft-Gujer, Leiter der Buchhaltung des Düsseldorfer Unternehmens, verrät.

Gute Arbeit wird zum Türöffner: der Projektstart

Aus Erfahrung gut: Der Leiter der Buchhaltung bei Just Spices führte bei einem früheren Arbeitgeber Microsoft Dynamics mit der M&P Business Solutions GmbH ein. Die gute Zusammenarbeit blieb im Gedächtnis – und öffnete bei Just Spices die Türen. Im September 2020 fanden erste Gespräche statt, im November war Kick-off für das Projekt.

Ausgangssituation und Ziel

Die kaufmännischen und Handelsprozesse von Just Spices fanden bis zu diesem Zeitpunkt in unterschiedlichen Softwaresystemen (ERP weclapp, Magento On) statt. Für mehr Effizienz, Struktur und Transparenz sollen die Einführung eines einheitlichen, standardisierten, integrierten und unternehmensweiten ERP-Systems und eine Anbindung von Schnittstellen (wie u. a. Onlineshop, Logistik- und Lagerschnittstelle ingram, Belegaustausch ANVEO EDI, Rechnungseingangserkennung Continia) auf den Weg gebracht werden. Das Zielsystem: Microsoft Dynamics 365 Business Central V18 (Zugriff ausschließlich über Web-Client).

Herausforderungen: auf der Suche nach dem richtigen Rezept

• Geringe Vorbereitungszeit vor Projektstart
  • Detailanalysen erst im Laufe des Projekts
• Corona: Termine konnten nicht wie gewohnt vor Ort, sondern nur remote durchgeführt werden           
  • Dadurch lange Testzeiten
  • Key-User wurden teilweise nicht „eingefangen“
  • Erst vor Ort kamen die richtigen Einfälle
• Spezifische Anforderungen und Feinheiten haben sich erst im Laufe des Projekts herausgestellt
  • Weitere Spezifikationen wurden ins Projekt aufgenommen
  • Dies führte zu einem erweiterten Projektumfang, einer Erhöhung der Budgets und einer Verlängerung der Projektlaufzeit
• Systemseitige Performanceprobleme, die durch ein Upgrade der BC-Version behoben werden konnten
• Schnittstellenanbindungen (ingram, ANVEO EDI, bizzee)

Florian Falk, Ole Strohschnieder und Bela Seebach (v. l. n. r.) haben Just Spices gegründet.

Gelungene Komposition: unser Fazit

Das Projekt war mitunter stressig und herausfordernd. Summa summarum war es für beide Seiten dennoch eine tolle Erfahrung – geprägt von freundlichem Miteinander und hoher Leistungsbereitschaft. Aber davon erzählt Marcel Zaft-Gujer von Just Spices am besten selbst:

„Jetzt sind wir bereit für Wachstum!“

„Wachstum bedeutet auch, Systemstrukturen für neue Aufgaben bereit zu machen. Logischer Schritt:  ein neues, vollintegriertes System, das alle Bereiche umfasst und Insellösungen abschafft. Unsere Wahl fiel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) – und auf einen Dienstleister mit viel Erfahrung auf diesem Gebiet: M&P. Herausfordernd bei der Umsetzung waren unsere komplexen Prozesse: E-Commerce mit Shopsystem, Zahlungsanbietern, Produzenten, Logistikern usw. Dazu noch der LEH mit festen Strukturen – Belegfluss mit Lieferscheinen, Lieferavisen, Rechnungen, Aufträgen etc. und EDI.

Auch das Transferieren von Daten aus der weclapp/-DATEV-Kombination auf BC war anspruchsvoll.

Für jeden Projektbereich gibt es einen Experten bei M&P. Und jeder von ihnen ist in seinem Bereich wirklich stark und konnte unsere Strukturen schnell nachvollziehen.

Die Zusammenarbeit war fast schon freundschaftlich, das Team von M&P war jederzeit verfügbar – und wenn es einmal gebrannt hat, wurde eine Nachtschicht eingelegt und das Problem gelöst.

Ich vergleiche unsere Zusammenarbeit mit dem Bau eines Hauses. Natürlich kann man die Fliesen im Badezimmer selbst verlegen. Aber dann muss man Zeit investieren und damit rechnen, dass es am Ende nicht so gut aussieht wie von einem Profi. Wir haben uns für M&P als „Fliesenleger“ entschieden – und das Ergebnis kann sich sehen lassen.“

Bilder: © Just Spices