Der Leistungsumfang von M&P
- Digitale Dienstleistungssteuerung, -beauftragung, -rückmeldung und -abrechnung,
- Etablierung papierloser End-to-End-Geschäftsprozesse (Paperless Maintenance)
- Implementierung einer zukunftsfähigen technischen SAP-Infrastruktur für Instandhaltung, Einkauf, Controlling und Finanzwesen
- Einrichtung eines SAP Dienstleisterportals
Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH ist für die Flugverkehrskontrolle in Deutschland zuständig. Seit 2014 treibt die M&P BEGIS GmbH den digitalen Wandel des Unternehmens im Bereich Instandhaltung voran.
Die DFS Deutsche Flugsicherung GmbH ist ein privatrechtlich organisiertes Unternehmen, das zu 100 % dem Bund gehört. Im Auftrag des Bundes nimmt die DFS Flugsicherungsaufgaben gemäß Luftverkehrsgesetz (§ 27c Absatz 2) wahr. Seit 1993 kontrolliert die DFS die zivile Luftfahrt und in Friedenszeiten auch den militärischen Luftverkehr. Davon ausgenommen sind Militärflughäfen. Insgesamt ist die DFS bundesweit an 15 internationalen Flughäfen und über die Tochterfirma DFS Aviation Services GmbH an neun Regionalflughäfen vertreten. Die Flugsicherung in den Towern und Kontrollzentralen gehört zum Kerngeschäft.
Transparenz durch Digitalisierung
Das Team „Maintenance Solutions“ unter Führung von Simon Krienke ist bei der DFS im Bereich „Systeme und Infrastrukturdienste“ u. a. für die digitale Transformation der Instandhaltung verantwortlich. Bereits 2014 initiierten die Experten das Projekt „Paperless Maintenance“ zur Digitalisierung der Inbetriebhaltung im Technischen Gebäudemanagement (TGM). Ziele waren die Digitalisierung der Prozesse, die Erhöhung der Datenqualität, die Erlangung der Datenhoheit, die Erleichterung der Nachweisführung und mehr Transparenz der Leistungen externer Dienstleister. Zudem wurde ein durchgängiger, papierloser End-to-End-Geschäftsprozess etabliert.
Der gesamte Prozess der Dienstleistersteuerung sollte transparent gestaltet werden, damit der Leistungserfüllungsrad der erbrachten Dienstleistung je Ausschreibungslos aufgezeigt und die Überprüfung der erbrachten Leistungen besser durchgeführt werden kann. Die Ablösung der pauschalen Vergütung für TGM-Dienstleistungen und die Etablierung einer auftragsbezogenen Abrechnung je erbrachter Leistung waren zentrale Ziele des Vorhabens.
Technische SAP-Infrastruktur von M&P BEGIS verändert die Flughöhe
Auf Basis der vorhandenen SAP-Infrastruktur mit den Modulen Instandhaltung (PM), Einkauf (MM), Controlling (CO) und Finanzwesen (FI) implementierte die M&P BEGIS GmbH die Steuerung der externen Dienstleister für das TGM und automatisierte die Beauftragung, Nachweisführung und Abrechnung von Aufträgen weitestgehend. In diesem Zuge wurde eine neue, an die Anforderungen der DFS angepasste und der Regionalstruktur der DFS-Technik entsprechende technische Platzstruktur eingeführt, einhergehend mit der Standardisierung der Artikelstämme. In der Folge konnten deutliche Einsparungen erzielt werden – etwa durch die Umstellung von pauschalen Vergütungen im Bereich der Wartungen und Inspektionen für technische Anlagen oder von Einzelfall-Vergütungen für die Erbringung der Wartungs- und Inspektionsleistungen.
Richtungsweisend: das SAP-Dienstleisterportal
Die Ziele konnten mit dem SAP- Dienstleisterportal der M&P BEGIS GmbH erreicht werden, das in SAP erstellte Bestellungen für Dienstleistungen online bereitstellt. Der Dienstleister kann die Bestellungen und Zusatzinformationen dort abrufen, bearbeiten und rückmelden. Die Rückmeldungen werden in SAP automatisch der jeweiligen Bestellung und dem zugrunde liegenden Auftrag zugeordnet. Erfasste Unterlagen wie Wartungs- und Prüfprotokolle werden in SAP derart abgelegt, dass sie über das entsprechende Objekt gefunden werden können.
Die Frontend-Komponente der Lösung basiert auf dem UI5 Framework. Die Präsentationsschicht bietet die Möglichkeit, durch Interaktionselemente SAP-basierte Objekte zu bearbeiten. Bei diesen Elementen handelt es sich um Aufträge, Bestellungen, Meldungen und Dokumente, die im Rahmen des implementierten Beauftragungsprozesses benötigt werden. Der User kann Beauftragungen mit der Angabe eines Stichtags zurückmelden und optional eine Folgemeldung zu einem technischen Objekt erfassen. Er hat zudem die Möglichkeit, sich alle am Auftrag hinterlegten Dokumente anzuschauen und neue Dokumente im Rahmen des Beauftragungsprozesses, z. B. Prüfberichte, abzulegen. Zusätzlich kann er sich Bestellunterlagen und Informationen zu den technischen Anlagen beschaffen, sofern ihm eine Freigabe erteilt wurde.
Neben der Lieferung der Frontend-Komponente wurden die für die Funktionalität notwendigen Einstellungen bzw. das Customizing im Backend durchgeführt.
Bei diesem zeitgemäßen Ansatz der Dienstleistersteuerung erfolgt eine digitale Disposition der Instandhaltungsbedarfe durch die externen TGM-Objektleiter. Diese erhalten die jeweiligen Aufträge frühzeitig und in übersichtlicher Form über das Portal. Sie sind entsprechend in der Lage, die Disposition und Zuordnung der Aufträge vorzunehmen und optimal zu planen. Für die DFS liegen die Vorteile in der Sicherstellung der Datenhoheit, der maximalen Transparenz über ausgeführte Instandhaltungsleistungen und der realistischen Abbildung der technischen Anlagen im eigenen SAP-System.
M&P BEGIS und DFS planen die Zukunft
Mit der Lösung werden bei der DFS pro Jahr mehr als 400.000 Beauftragungen von Dienstleistungen im Aufgabenfeld der Gebäude- und Versorgungstechnik digital abgewickelt. Die Beauftragung, Nachweisführung und Abrechnung von Aufträgen erfolgen weitestgehend automatisiert. Die oben genannten Zielvorgaben für dieses Modul wurden vollumfänglich erreicht. In weiteren Schritten werden nun die nicht zyklischen Zusatzaufträge und die Beauftragung von Sachverständigenprüfungen in das System integriert.
Die DFS geht den herausfordernden Weg der digitalen Transformation der Instandhaltung mit großen Schritten weiter. „Industrial Internet of Things“ und „Predicitive Maintenance“ sind zwei weitere Pilotprojekte, die die DFS umsetzt, um innovative Digitalkonzepte zu entwickeln. Die M&P BEGIS freut sich darauf, die DFS unter dem Motto der DFS Technik – „WE ENABLE FUTURE“ – weiterhin unterstützen zu dürfen.
Simon Krienke, Leiter Maintenance Solutions bei der DFS Deutsche Flugsicherung GmbH, sagt dazu: „Das Unternehmen M&P BEGIS GmbH hat die vertraglich vereinbarten Leistungen in den genannten Paperless-Maintenance-Projekten in jeder Phase vollumfänglich erfüllt. Zum einen wurden diese im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen durchgeführt. Zum anderen hörte das Implementierungsteam den Fachbereichen aufmerksam zu und griff deren fachliche Anforderungen, die im Rahmen von iterativen Entwicklungsprozessen entstanden sind, auf und setzte sie in kurzen Sprints um. Das war für die Nutzerakzeptanz maßgeblich und zeigt, dass die Digitalisierung nur in der Zusammenarbeit von Implementierungspartner, Fachbereich und Transformationsteam gelingen kann.“
Die M&P BEGIS stand der DFS während der jeweiligen Implementierung und im Rahmen der Hypercare-Phasen als verlässlicher Partner zur Seite. Das hohe Maß an fachlichem Wissen, gepaart mit der Motivation des M&P BEGIS Teams, jederzeit das Optimum für den Kunden zu erzielen, war richtungsweisend für den erfolgreichen bundesweiten Rollout des jeweiligen Geschäftsprozesses.
Zurück in die Zukunft: der Start von Paperless Maintenance
M&P BEGIS und die DFS heben sich mit den Paperless-Maintenance-Projekten, der Digitalisierung zentraler Dienstleistungs- und Instandhaltungsprozesse, deutlich vom SAP-Standard ab. Welche Ziele als Nächstes erreicht werden? Lassen Sie sich überraschen. Informieren Sie sich in der Zwischenzeit über den Beginn unserer gemeinsamen Reise.
