Im Grunde ist es verwunderlich, dass nicht mehr „digitale“ Initiativen von FM-Dienstleistern kommen. Es bestände die Möglichkeit einer Win-win-Situation: in dem Sinne, dass Dienstleister eine einheitliche Kundenplattform anbieten, die den Kunden in die Lage versetzt, Vertragsbeziehungen, Beauftragungen von Wartungen, Prüfungen und Instandsetzungen sowie Dokumentationen zum Nachweis der Betreibersicherheit einfach zu handhaben. Stattdessen muss heute jeder Kunde, der die DL-Steuerung effizient und digital umsetzen möchte, selbst Konzepte und IT-Lösungen entwickeln. Und Dienstleister reagieren nur, statt das Heft des Handelns in eigenen Händen zu behalten. Dabei wäre ein proaktives Modell so einfach. Wir skizzieren im Folgenden wichtige Bausteine.

Die Prozesse der DL-Steuerung (Auftraggebersicht) und der operativen Leistungserbringung (Dienstleistersicht) im Facility Management sind kunden- und branchenübergreifend ähnlich. Eine standardisierte digitale Plattform zur Dienstleistersteuerung in Bezug auf Stammdaten, die Geschäftsprozesse, das Reporting und Kennzahlen würde allen Kunden echte Mehrwerte liefern. Sie wären befreit von dem Anspruch, für eine professionelle DL-Steuerung eigene Softwareprojekte und Software- Auswahlprozesse zu managen. Stattdessen könnte das Augenmerk auf begleitende fachliche Maßnahmen gelegt werden: Aufbau einer belastbaren Stammdatenbasis mit eigener Datenhoheit, Auswahl geeigneter Dienstleister sowie Definition der Rahmenvertragsleistungen und Servicelevel.

Neben einem standardisierten Datenmodell für architektonische und technische Objekte werden eine Handvoll durchdachter E2E-Prozesse und ein Realtimefähiges Reporting- und Dashboard-System benötigt. An der Schnittstelle zwischen Kunde und Dienstleister sind ein Ticketprozess sowie ein Prozess zur Steuerung von Regelleistungen an technischen Anlagen und Flächen aus einer Wartungskalenderfunktion heraus notwendig. Eine formale Beauftragung mit Bezug zu Rahmenverträgen, die betreibersichere Dokumentation der Leistungserfüllung sowie die Faktura oder ein Gutschriftverfahren runden das Leistungsbild der zu digitalisierenden Prozesse ab. 

„Wer als Dienstleister diese Chance am schnellsten erkennt, sichert sich entscheidende Wettbewerbsvorteile. Der Ansatz SaaS (Software as a Service) und cloudbasierte Plattformen würden auch der Branche FM guttun“, ist Andreas Germer, Geschäftsführer von M&P BEGIS überzeugt. Sein Team sorgt bereits heute in allen Prozessen des modernen Real Estate und Facility Managements für maßgeschneiderte Funktionalität und Optimierung durch SAP-basierte Applikationen und Anwendungen. Mit ihrer Arbeit werden sie immer wieder zum Taktgeber für fortschrittliche FM-Dienstleistungen.